التخطيط الناجح لسفر لرجال الأعمال
يحتاج اليوم رجل الأعمال الى أدوات مهمة خلال سفره لأداء رحلة سفره بنجاح، فبات من المهم التحضير للرحلة من حجز مؤكد لطائرة أو قطار. فالعامل النفسي يلعب دوراً مهماً عندما تتوفر كل احتياجات السفر من تذاكر جاهزة، هاتف حديث، حقيبة عملية وملابس وغيرها، الذي سينعكس على الراحة وفي أسلوب المقابلة او المؤتمر الذي ترغب بمشاركته. ولهذا التخطيط والتنظيم لرحلة أعمال يعدُ أمراً استراتيجياً لإتمام المهمة او الصفقة بنتائج مثمرة. لذا من المهم معرفة وتدوين ما الذي تحتاجه بالضبط قبل رحلة أعمالك والتي يتحتم عليها مستقبلك المهني:
الهاتف المتحرك– يعتبر الهاتف النقال أداة حيوية مهمة جداً يأتي قبل جهاز الحاسوب المحمول، فبه تدون الأرقام والعناوين وتتم به التواصل عبر الرسائل النصية ومراجعة الإيميلات بسرعة والرد عليها. فلابد أخذ الحرص على أن يكون هاتفك محمل بالتطبيقات التي تساعدك على أداء مهمتك مثل تطبيقات القوقل ماب وتطبيق حسابك البنكي الخاص بك لمراجعة مصروفاتك، وتطبيق المنصة القوية MT4 في حالة متابعة تداولاتك المالية أثناء السفر. كما لابد ان يكون الجهاز مع الشاحن الكهربائي أو وصلة يو أس بي، لا تعلم بأي ظرف قد تحتاج لشحن الهاتف في موقف مهم من مقهى أو في صالة انتظار.
تجهيز هوية السفر وتأكيد الحجز – لابد أن يكون جواز سفرك جاهز وصالح لأكثر من ستة شهور، كما لابد من التأكيد على الفيزا للبلاد المراد السفر اليها والتنسيق بين موعد السفر ووقت الفيزا وموعد الاعمال هذه النقطة تعتبر مهمة. أضف الى ذلك ضرورة التأكد أن تذاكر السفر جاهزة والحجز مؤكد وحساب الوزن في حالة حزم حقيبة كبيرة الوزن، وأن فندقك اخترته مع طباعة ورقة الحجز. لابد للحقيبة أن تكون في شبه حالة جديدة، لكيلا تتأثر وتسقط حاجياتك في المطار أو في الطريق، هذا النوع من المواقف هو محرج ويزيد التوتر.
خريطة الموعد والعنوان وأسماء الشخصيات المراد مقابلتها – أحرص على طباعة خريطة المدينة في ورقة ومعرفة خطوط الميترو أو شبكة الباص والترام، لان هذا يساعدك في فهم حساب الوقت والقدوم في الموعد المناسب ولكيلا التأخير لا يسبب لك ذلك انفعالاً وتوتر، وكذلك تدلك الخريطة على موقع فندق والمنطقة المحيطة به من محلات ومطاعم ومقاهي في حالة اختيارك الفطور باكراً خارج الفندق او التجول لاستكشاف المدينة. لا تنسى تدوين أسماء الأشخاص المراد مقابلتهم، والاطلاع ولو قليلاً عن خلفياتهم، فهذا يساعدك فهم شخصيتهم وتسهيل هدف المقابلة.
اللباس الرسمي والتحدث بلابقة – تأكد أن معك ما يلزم من ملابس رسمية وعادية للراحة وللمشي. فمن المهم أن يكون لابسك رسمياً اثناء المقابلات، مظهرك يعكس حجم اهتمامك بالمقابلة والصفقة. فلا تلبس بشكل فوق المعتاد، كن أنيقاً مع لمسات ذات ذوق وليس اللبس بطريقة غير تقليدية قد تعكس مفهوماً خاطئاً عن شخصيتك، ويضعف من فرص المقابلة أو الصفقة. عالم رجال الأعمال ينطوي كثيراً على الأناقة واللبس الرسمي، لأنه يظهر أهمية المواقف والقرارات ومستوى الحرفية، كما أنه علامة بالاحتفاء بالعمل ويظهر شكل الاستعداد والاهتمام بالتقدم والنشاط الميداني العملي. كما يعتبر التحدث بأدب وصوت منخفض متوسط النبرة ومتواصل مهماً مع العملاء، لأنه يعكس ثقتك بنفسك لدي المتعاملين، ونضجك، وعليه تخلق انطباع جيد حولك من أول مرة وهو المطلوب.
أخيراً المبلغ المالي – تأكد أن يكون معك مبلغ مالي بسيط من العملة المحلية للبلاد المراد السفر اليها أو شراء عملة عالمية مثل الدولار أو اليورو، فالمواقف كثيرة لربما بطاقتك الائتمانية لا تعمل اثناء السفر، لذا فمن الضروري أن يكون لديك مبلغ من المال، لتصريفها مبدئياً في المطار إلى العملة المحلية، لدفع اجرة التاكسي أو شراء وجبة غذاء او تذاكر ميترو أو تغيير رحلة جديدة. الاحتياط ضروري في أي موقف، خصوصاً ان المال عنصراً حيوياً لحرية الحركة وأخذ القرارات.
سهيل حدوث
تنويه: جميع المقالات المنشورة تمثل رأي كتابها فقط